1. Séparer les affirmations à contrôler
Lisez d’abord la réponse sans vous laisser guider par sa fluidité. Repérez les noms, dates, montants, mesures et liens de cause à effet. Une seule phrase peut contenir plusieurs affirmations, dont certaines seulement sont appuyées par la citation. Découpez mentalement cette phrase en éléments que vous pourriez vérifier un par un dans un document.
Distinguez également une réponse sur les pièces du dossier d’une explication générale ou d’un rappel de conversation. Si vous avez besoin d’un fait documentaire, demandez le passage qui l’établit. Une réponse sans source exploitable ne devient pas une donnée du dossier parce qu’elle correspond à une hypothèse plausible.
2. Ouvrir la pièce et lire autour de l’extrait
Vérifiez que la référence conduit au bon document et, lorsqu’elle est indiquée, à la bonne page. Relisez le passage cité avec les phrases qui le précèdent et le suivent. Une condition, une négation ou une réserve peuvent changer la portée d’une citation pourtant reproduite correctement. Dans un tableau, contrôlez aussi l’intitulé des colonnes et les notes associées.
Pour un scan, comparez le texte extrait à l’image de la pièce si une donnée vous paraît ambiguë. Si le passage n’est pas accessible ou ne contient pas l’information annoncée, gardez le point à vérifier. Ne remplacez pas la source manquante par une autre pièce simplement parce qu’elle traite du même sujet.
3. Identifier qui dit quoi, et à quelle date
Une lettre peut rapporter les propos d’un tiers ; son auteur n’est alors pas nécessairement l’auteur du constat. Vérifiez l’attribution de chaque information et distinguez :
- une allégation ;
- une observation personnelle ;
- une mesure ;
- une position technique.
Le fait qu’un document mentionne un événement prouve d’abord qu’il le mentionne, pas que toutes les circonstances rapportées sont établies. Contrôlez les dates avec la même attention : date du document, date d’envoi, date de réception et date de l’événement peuvent différer. Une convocation n’atteste pas qu’une réunion s’est tenue ; un devis ne prouve pas que les travaux ont été réalisés. Conservez ces distinctions lorsque vous reformulez un passage dans votre propre écrit.
4. Vérifier la portée et les chiffres séparément
Demandez-vous si le passage soutient toute l’affirmation ou seulement une partie. Une observation locale ne suffit pas à décrire l’ensemble d’un ouvrage. Deux événements successifs n’établissent pas, à eux seuls, un lien de causalité. Si plusieurs pièces présentent des versions différentes, gardez leurs attributions et leurs nuances avant de formuler votre appréciation.
Pour les chiffres, reprenez les unités, le périmètre, la période et la nature du montant. Distinguez une somme demandée, proposée ou retenue. Vérifiez les calculs à partir des données disponibles, indépendamment de la qualité du texte. Un total cité dans une pièce n’est pas nécessairement un total recalculé ; une différence doit être expliquée, pas corrigée silencieusement.
5. Conserver une trace de votre relecture
Pour les passages retenus, gardez un repère suffisant pour retrouver le document et la portion vérifiée. Notez ce que vous avez contrôlé, ce qui reste incertain et la formulation que vous retenez. Vous pourrez ainsi reprendre le raisonnement si une nouvelle pièce arrive ou si une version du document change, sans considérer toute la vérification comme définitivement acquise.
Dans Ordan, les citations des réponses documentaires donnent un accès aux sources disponibles. Utilisez cet accès comme une aide à la relecture, non comme un label de vérité. Avant de reprendre un texte dans votre pré-rapport, assurez-vous que les faits restent attribués, que vos motifs sont explicites et qu’aucune réserve importante n’a disparu lors de la synthèse.